Configuración de cuentas - Flujos aprobación

Son secuencias para la aprobación de algunas tareas asignadas a los miembros del Equipo del proceso, que por su relevancia requieren ser autorizadas por uno o varios usuarios de la Entidad Estatal. En esta sección el usuario administrador puede configurar las tareas de aprobación que el SECOP II ejecutará en las distintas fases de los procesos. Al acceder el SECOP II muestra una lista con los pasos del proceso en que hay una aprobación a la que es posible asociar un flujo de aprobación.

• Creación del proceso: Aprobar la creación de procesos por la Entidad Estatal, tenga en cuenta que al seleccionar esta opción el sistema le exigirá una aprobación luego de diligenciar solo la información principal y no toda la información del pliego electrónico. 
• Aprobar publicación del proceso: Aprobar la publicación del pliego electrónico del proceso.
• Aprobar modificaciones o adendas al pliego electrónico de SECOP II.
• Apertura de ofertas que se reciban en el proceso de contratación.
• Evaluación de ofertas: Aprobar la utilización de las herramientas de ayuda para la evaluación de las ofertas, Colombia Compra Eficiente no recomienda utilizar esta opción ya que la evaluación de las ofertas sigue siendo externa a la plataforma.
• Adjudicación: Aprobar la publicación de la resolución de adjudicación del Proceso.
• Aprobar la consulta del contrato: Aprobar el envío del contrato electrónico al Proveedor, así como la aprobación y publicación del mismo luego de la aprobación por parte del Proveedor.
• Aprobar la modificación del contrato.
• Aprobar garantías.

Para realizar esta configuración debe hacer clic en “Opciones”. El SECOP II ofrece entonces dos posibilidades:
• Seleccionar flujo: Permite utilizar un flujo definido previamente.

NOTA: Para la “Apertura de ofertas”, a pesar de que tenga la opción, no es posible seleccionar flujos previamente configurados, hay que crear siempre uno nuevo.

Crear flujo: Mediante esta opción, el usuario administrador puede crear las secuencias de aprobación del Proceso de Contratación, para ello haga clic en “Crear flujo”, indique el nombre, la descripción del flujo de aprobación, seleccione la opción Enviar mensaje de alerta al usuario responsable del flujo de aprobación, indique si será un flujo global o no (Esta opción permite guardar el flujo como una plantilla que podrá reutilizar posteriormente) y seleccione la opción “Plantillas del flujo de aprobación” donde podrá definir si necesita aprobación de un solo usuario o  de varios usuarios de manera secuencial (solo se dará como cumplida esta tarea para continuar con el proceso cuando haya aprobado el ultimo usuario designado en la secuencia) o paralela (se da como cumplida la tarea cuando cualquiera de los usuarios que hacen parte de esta asignación realice la aprobación).

Luego de seleccionar el orden de aprobación, el usuario administrador debe establecer qué usuario o usuarios deben realizar las aprobaciones del flujo y en qué momento. Para ello haga clic en la opción “Editar” disponible frente a cada tarea designada en el flujo, esta acción habilita el siguiente formulario.
Diligenciada la información requerida de clic en “Guardar” y posteriormente “Crear”, una vez a configurado todos los flujos de aprobación necesarios para el proceso de clic en Crear.